وفي إطار الجانب التطبيقي للدورة، تم تنفيذ نماذج وتدريبات عملية أتاحت للمشاركين ممارسة مهارات تنظيم الأدلة وتصنيفها وربطها بالمعايير المناسبة، فضلًا عن التعرف على أساليب المراجعة والتحقق من جودة الوثائق ومدى صلاحيتها للاستخدام كأدلة وشواهد في منظومة ضمان الجودة.

كما شهدت الفعاليات مناقشات مفتوحة وتبادلًا للخبرات بين المحاضر والمشاركين، تناولت عددًا من التحديات الواقعية المرتبطة بالتوثيق داخل الكليات والأقسام، وسبل التغلب عليها، وأهمية العمل الجماعي والتنسيق بين مختلف الأطراف المسؤولة عن إعداد وحفظ وتحديث الوثائق والسجلات.

وأكدت الدورة خلال يومها الثاني أن نجاح منظومة التوثيق يعتمد على استمراريتها وانتظامها، وأن مسؤولية التوثيق ليست مهمة فردية أو مؤقتة، وإنما هي ممارسة مؤسسية تشترك فيها مختلف وحدات العمل، بما يضمن الحفاظ على المعلومات والأدلة وتحديثها بصورة مستمرة.

كما تم التأكيد على أن التوثيق المنظم يمثل أحد الأدوات المهمة لدعم اتخاذ القرار، وتحسين الأداء، وتحديد نقاط القوة وفرص التحسين، فضلًا عن دوره في دعم التقييم الذاتي وإعداد التقارير المؤسسية والاستعداد لعمليات المراجعة والاعتماد.

وفي ختام فعاليات الدورة، تم التأكيد على أهمية تطبيق ما تم التدريب عليه داخل بيئة العمل، والاستفادة من مهارات التوثيق في تطوير الممارسات الأكاديمية والإدارية، وتعزيز قدرة الكليات والأقسام على تقديم أدلة موثوقة تعكس جودة الأداء والإنجاز الفعلي.

وتأتي هذه الدورة في إطار خطة مركز ضمان الجودة بجامعة سوهاج لتطوير قدرات أعضاء المجتمع الجامعي، ونشر الوعي بمفاهيم وممارسات الجودة، ودعم الكليات والأقسام في استيفاء متطلبات ضمان الجودة والاعتماد، بما يسهم في تحقيق التطوير المؤسسي المستمر والارتقاء بمستوى الأداء داخل الجامعة.

كما تم تقييم الدورة التدريبية من خلال استبيان إلكتروني أُتيح للمشاركين عبر الرابط الإلكتروني المخصص للتقييم، وقد أسفر التقييم عن مستوى مرتفع من الرضا لدى المشاركين عن محتوى الدورة التدريبية، وأسلوب عرض المحاضر، ومدى الاستفادة من الموضوعات والتطبيقات العملية التي تم تناولها، إلى جانب الإشادة بالتنظيم وحسن إدارة فعاليات الدورة، والتأكيد على أهمية استمرار تنفيذ مثل هذه البرامج التدريبية التي تسهم في تنمية مهارات المشاركين وتعزيز قدراتهم في مجال التوثيق وضمان الجودة.